Agent de soutien administratif, classe principale

Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

Remplacement 1 an, temps complet

Nos distinctions au tableau d’honneur :

• Espace vert et jardin sur le toit disponible pour vous;
• Milieu de vie actif, collaboratif et soucieux de l’environnement;
• Accès à un service de télémédecine, disponible 24/7;
• Programmes diversifiés favorisant le développement professionnel et la conciliation travail-vie personnelle (perfectionnement, mets à emporter, activités de Santé globale, etc.);
• Accès gratuit aux installations sportives (salles d’entraînement, gymnase), accès au stationnement intérieur payant;
• Garderie en milieu de travail;
• Milieu de travail situé dans un quartier en pleine effervescence.

Avantages sociaux :

• Activités sociales organisées par l’entreprise
• Air climatisé
• Assurance
• Assurance des frais médicaux et paramédicaux
• Bibliothèque
• Cafétéria
• Congés de maladie
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Programme de formation et de développement
• Reconnaissance des années de service
• Régime de retraite
• Salle d’entraînement
• Service de garde
• Vacances
• Possibilité de télétravail

Description de la fonction :
À titre d’agente ou d’agent de soutien administratif, classe principale, à la Direction des communications et du développement institutionnel, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement de celle-ci. Sous l’autorité de la directrice du service, vous ferez partie d’une douzaine de personnes possédant des expertises diversifiées et complémentaires, réalisant des projets stimulants dans lesquels la créativité de tous les membres est valorisée. Vous collaborerez également avec les autres intervenants du Cégep afin de mener à bien diverses initiatives liées aux communications internes et externes.

De façon plus spécifique, votre rôle consistera à :

• Coordonner l’ensemble des processus administratifs de la Direction (achats de biens et services, paiements, inventaire du matériel promotionnel et institutionnel, besoins de matériel, réservation des salles);
• Accueillir les visiteurs, donner les informations relevant de sa compétence et les orienter aux différents services et directions (en personne, au téléphone ou par courriel);
• Rédiger et mettre en forme différents documents (plans de travail, bilans, rapports, lettres, courriels, tableaux et graphiques, formulaires, listes, organigrammes, appels de projets, notes d’information, présentations, etc.), ainsi que la correspondance courante;
• Veiller à la qualité des documents produits en tout temps, en vérifiant l’orthographe, la syntaxe et l’application des règles grammaticales ainsi que les normes graphiques du Cégep;
• Accompagner la Directrice dans la gestion budgétaire, effectuer les suivis financiers, compiler les factures et réaliser les rapports de dépense et autres documents administratifs;
• Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect (plan de travail de différentes instances, livrables attendus pour certains projets et événements, etc.);
• Participer activement à l’organisation de certaines activités et événements liés à la vie étudiante et à la promotion du Cégep (salons, kiosques, collation des grades, activités institutionnelles, etc.);
• Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser et proposer des solutions numériques pour faciliter le travail collaboratif;
• Tenir à jour l’agenda de la directrice et organiser les réunions de différentes instances, internes et externes;
• Collaborer à la mise à jour du site Internet du Cégep et de l’intranet;
• Assurer le classement et la nomenclature des documents en fonction du plan de classification et être responsable de la gestion documentaire de la Direction;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe pour soutenir l’ensemble de la Direction

Compétences recherchées : 
La personne recherchée doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Profil recherché : 

• Avoir le souci du service à la clientèle;
• Avoir un excellent français oral et écrit;
• Maîtriser Microsoft 365 : Teams, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Avoir un bon sens de l’organisation, ainsi que la capacité à travailler plusieurs dossiers à la fois dans un contexte d’interruptions fréquentes;
• Posséder de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe;
• Faire preuve d’ouverture, de curiosité intellectuelle et de rigueur;
• Faire preuve de jugement et de discrétion.

Nous vous avons convaincu(e) ? Allez-y, provoquez votre réussite