Adjointe Administrative

Titre de l’emploi
Adjointe administrative

Catégorie d’emploi
Personnel administratif – syndiqué

Heures hebdomadaires
Temps complet – 32 heures/semaine

Volet du CCQ
Administration

Titre d’emploi du supérieur
Directrice générale

Cette personne a pour fonctions de:

Communication et correspondance

• Procéder à l’accueil des visiteurs et des employés et, au besoin, en les redirigeant vers les personnes concernées;
• S’assurer de répondre aux appels téléphoniques, de transmettre les messages et le courrier ainsi qu’assurer l’acheminement de télécopies ou d’envois de documents par la poste ou par messagerie;
• Assurer le suivi de l’information interne, incluant la rédaction, la révision et la standardisation de politiques et règlements internes pour l’ensemble des services et des employés de l’organisme;
• Effectuer divers travaux à l’ordinateur tels la correspondance générale, le journal interne, la saisie de différentes données, la mise en page, la correction et l’assemblage de documents;
• Sous la supervision de la direction générale, compléter les demandes de subventions pour l’organisme;

Coordination et organisation

• Assurer le bon classement de documents;
• S’assurer que les copies de sauvegarde de toutes les données de travaux administratifs enregistrées sur support informatique sont effectuées selon les paramètres établis et conservées en lieu sûr;
• Participer à l’organisation et la logistique de différents événements (ex. : comités, assemblées, conférences téléphoniques, événements, etc);
• Assurer la gestion et le suivi du renouvellement des ententes et des adhésions;
• Préparer la facturation des dépenses de formation et les diverses réclamations aux personnes ou organismes concernés;
• Sous la supervision de la direction générale, procéder aux démarches nécessaires auprès des fournisseurs pour la réalisation de travaux d’entretien ou de maintenance;
• Voir à l’approvisionnement et à la disponibilité du matériel de l’ensemble des services, placer et distribuer les commandes, tenir à jour l’inventaire du matériel de la réserve et procéder aux achats;
• Assurer auprès de la direction générale la préparation des différents documents nécessaires à la tenue des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale et collaborer aux travaux de préparation et de tenue de l’assemblée générale annuelle de l’organisme;

Support administratif

• En collaboration avec les formatrices, préparer les cahiers de formation en faisant la saisie;
• Collaborer à la planification de l’agenda des membres de l’administration;
• Au besoin, prêter assistance à ses collègues de travail pour l’accomplissement de travaux qui nécessitent une réalisation immédiate;
• Réaliser toute autre tâche reliée à ses fonctions;
• Effectuer les recherches et le recueil d’information pertinente pour toutes questions ou dossiers relevant de la direction générale;
• Assurer un soutien clérical aux cadres;
• Assurer la prise en charge de toutes les étapes en lien avec les activités de relations publiques de la présidence et de la direction générale et en assurer le suivi;

Qualités requises :

• Doit détenir un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou en bureautique ou posséder une compétence équivalente;
• Être structuré et avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir le sens de l’initiative et intérêt à mener des projets ;
• Faire preuve de créativité;
• Aimer travailler dans plusieurs dossiers à la fois; – Maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral; – Maîtrise de la Suite Office;
• Qualités personnelles et professionnelles propres à l’emploi : rigueur, discrétion, esprit d’analyse, jugement, bonne capacité rédactionnelle et de fortes habiletés de communication;
• Excellentes qualités relationnelles pour interagir efficacement et établir de bonnes relations à tous les niveaux de l’organisation;
• Aptitudes marquées pour le travail d’équipe;

Avantages sociaux :

• Assurances collectives avantageuses avec contribution de l’employeur
• Accès à un PAE
• Banques de congés (maladie 80 heures, férié 96 heures)
• Vacances (4 semaines cumulées annuellement dès l’embauche)
• Conciliation travail-vie personnelle
• Horaire flexible : selon les tâches, les heures de travail sont flexibles
• Équipe dynamique qui a à coeur la mission du Centre de crise
• Activités sociales
• Stationnement gratuit