Le télétravail est une mesure de conciliation travail et vie personnelle qui représente un atout indéniable pour votre organisation en la rendant concurrentielle sur le marché du travail.
Par contre, comme employeur, si vous n’avez pas de ressource dédiée à la création et à l’actualisation d’une politique de télétravail, il peut être pénible de s’y retrouver au travers des études et des articles qui traitent du sujet. Divulgâcheur : vous n’avez pas fini de vous questionner sur la place du télétravail dans votre organisation!
Voici quelques pistes pour vous guider dans vos réflexions quant à la place que devrait prendre le télétravail dans votre entreprise.
Prenez le pouls et arrimez-vous à vos employés
Il est essentiel de sonder vos équipes pour connaître leur opinion et leur ressenti par rapport au télétravail. Il faut éviter d’imposer des méthodes de travail qui ne font pas de sens pour eux ou qui ne conviennent pas à leur réalité. Un employé qui a une famille n’aura pas les mêmes attentes ni les mêmes besoins qu’un jeune employé célibataire. Chacun a sa réalité et vous devez en tenir compte.
Trouvez vos solutions et prenez vos décisions en équipe, mais faites attention à ne pas tomber dans les pièges du favoritisme et de l’iniquité. Les besoins de l’organisation peuvent être difficiles à arrimer avec la réalité de certains employés. Gardez en tête que si vous exigez une présence à 100 % à vos équipes, et ce, sans les consulter, il est possible que certains se questionnent sérieusement sur leur avenir dans votre organisation.
L’objectif est de maintenir un équilibre entre l’équité interne, les besoins individuels et l’efficience organisationnelle.
Faites l’état de la situation
Évaluer la situation organisationnelle et les impacts du télétravail sur l’équipe sont essentiels pour implanter des méthodes de travail qui sont efficaces. Commencez par mesurer les avantages versus les inconvénients que ce mode de travail a apportés dans votre organisation.
Il faudra s’intéresser à certains points essentiels :
- L’évolution de votre mission, de vos objectifs, de vos orientations et de votre culture
- La performance, la productivité et les coûts
- La cohésion des équipes
- L’ambiance de travail
- Le mental et la motivation
Sonder vos équipes et dresser cet état de situation vous faciliteront la tâche lorsque viendra le temps de présenter votre nouvelle politique aux équipes de travail. En effet, vous pourrez ainsi illustrer le fruit de vos réflexions et les raisons qui vous ont mené à prendre ces décisions précises, ce qui facilitera l’adhésion de vos équipes aux nouvelles mesures.
Utilisez les tâches et les responsabilités pour rester réaliste
Le télétravail peut ne pas fonctionner pour l’ensemble de vos employés. En effet, tous les postes de travail sont différents et il se peut que certaines tâches doivent absolument être réalisées sur place. Il faut donc déterminer dans quelle mesure c’est possible pour vous d’offrir ce mode de travail.
Ce qu’il faut éviter, c’est de prendre une décision mal éclairée parce que vous voulez vous démarquer comme employeur. Prenez le temps d’analyser chacun des postes et de définir clairement quelles tâches peuvent être accomplies à distance. Le droit de gérance a ses limites tout comme la flexibilité. En résumé, soyez agile, ouvert, mais aussi réaliste et vos salariés vous remercieront, car vous aurez pris le temps de bien analyser les possibilités qui s’offrent à eux.
Validez le profil de vos employés
Il se peut que certains de vos talents n’aient pas la volonté ni le profil pour faire du télétravail. À distance, plusieurs employés peuvent même avoir de grandes difficultés à être productifs et à accomplir efficacement leur travail.
- Un grand sens de l’organisation et de gestion des priorités
- Une capacité à trouver des solutions et à naviguer dans les zones grises
- Une facilité à utiliser les outils technologiques
- Savoir communiquer ses besoins et entretenir un bon contact avec l’équipe
- Être à l’aise avec les contacts interpersonnels réduits
- Savoir conserver sa concentration malgré les distractions à domicile
- Être discipliné et s’imposer une routine de travail
- Savoir établir des limites claires entre la vie personnelle et professionnelle
Comme pour les tâches, vos employés seront heureux de savoir que vous considérez leur personnalité et leurs intérêts dans vos décisions.
Déterminez des critères objectifs de productivité
Concrètement, fixez des objectifs clairs et mesurables, des attentes, des échéanciers et effectuez des suivis. Vous pourrez ainsi mieux évaluer le travail accompli et les résultats.
Il est important et rassurant pour tous d’avoir des mécanismes d’encadrement du télétravail (directives, procédures et outils). En plus de définir des balises claires, de les partager et de les rendre accessibles à l’équipe, communiquez régulièrement et individuellement avec chacun des employés. Cela permet de maintenir le contact et le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à l’équipe, mais aussi de reconnaître le travail et les besoins de chaque personne.
Se repositionner si nécessaire
Il est illusoire de penser que la politique que vous allez créer restera telle quelle pour longtemps. Rares sont les organisations qui restent figées dans le temps et qui conservent le statu quo. Même si, en apparence, vos mœurs et vos pratiques organisationnelles semblent similaires, vos environnements interne et externe sont en constant changement, ce qui vous fera évoluer d’une façon ou d’une autre.
Ainsi, ce qui est bon aujourd’hui ne le sera peut-être plus demain et votre politique sera amenée à changer. Il faut savoir se repositionner comme employeur et comprendre comment votre organisation doit s’adapter aux nouvelles réalités.
Ne précipitez pas les choses, mais soyez proactifs
Plusieurs employeurs ont déjà élaboré ou mis à jour leur politique de télétravail. Si ce n’est pas votre cas, rien ne vous oblige à chambouler toutes vos méthodes de travail du jour au lendemain ou à adopter une nouvelle politique sans avoir à priori évalué les impacts réels.
Il y a une différence entre le contexte d’une pandémie où le télétravail est imposé et un contexte de travail dit régulier. Bref, n’ayez crainte, il est encore temps de le faire. Il vaut mieux tester une politique ou un mode de travail en se donnant un ordre de temps réaliste (3, 6, 9 mois) pour ensuite réajuster le tir si c’est nécessaire. N’hésitez pas à faire différents scénarios que vous pourrez présenter à vos équipes. Et surtout, évitez de faire de fausses promesses à vos employés, car si vous devez reculer, vous perdrez en crédibilité.
Janie Morency
Conseillère aux entreprises et spécialiste en ressources humaines
